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每个人大都有过这样的经历，时间一长，各种各样的个人财务信件及资料就会堆积如山。其实将自己的财务文件整理保管好是相当重要的事，因为一来这样可以使我们很容易找到一些将来需要的文件，如保险单，完税凭证等；二来也可以使我们的继承人可以在需要的时候找到这些重要的财务文件；最后，这也促使我们了解自己的个人资产状况，因为不管我们喜不喜欢，在过滤这些财务文件时自然就会对拥有的资产负债状况有个大概了解，从而提前发现一些潜在的风险。
这里介绍一个简单的方法，通过以下五个步骤，使我们能轻松建立有序的财务生活。
第一步：挑出重要的个人财务文件
经常有人会找不到一些重要的个人财务文件，这是因为我们往往有太多的个人财务信件及资料，又不可能把它们全部保存下来。所以首先我们要做的就是学会如何识别哪些是我们需要的文件，对那些不需要的文件则丢掉就好。(但为了防止一些个人信息被别人恶意使用，最好买个碎纸机，将那些含有个人姓名、身份证等个人信息的文件销毁。)
第二步：找到合适的系统或方法存放
我们可以将所需保存的文件分为三类，对不同的文件采取不同的存放方法。
一是当前年度的相关文件，比如当前年度的银行或投资对账单、信用卡账单及各种费用收据等，将之放在方便取阅的地方。
二是近期不需要，但将来需要的文件，如往年的银行或投资对账单、完税凭证的复印件、保险合约及其它我们认为将来可能用到的财务文件。
三是不可替代的文件，将那些不易补办的文件放在保险箱内，如出生证、结婚证、护照等。我们也可以将主要财产拍成录像一并存放在保险箱内。
第三步：制作一个主要财产清单
我们最好将所有的银行、保险及投资账户的账号、密码及中介的联系方式一并记录下来，把这份清单放在亲戚或可信任的好友那里，或者以电子文档的形式放在电脑里安全的地方，以备将来需要的时候亲戚或朋友可根据指示找到它。
第四步：留意收到的邮件
除了偶尔的贺卡、杂志或产品目录等，我们大多的邮箱都是塞满了信用卡传单及账单。因此最好有个分类处理的方法，并将之融入日常事务中，比如采用电子付款系统等。即使我们不用电子付款系统，那最好在收到账单的时候将它们记录在日历上，并在还款日期上标注数量及收款方，以免将来有任何遗漏。
第五步：充分利用现代信息技术
现代信息技术可以使我们大大减少必须保存的纸质财务文件。比如，将一些重要文件扫描起来存放在磁盘内，或使用电子付款系统或自动还款系统等。它们不但能使我们节省花在处理这些纸质文件上的时间，而且能确保我们能及时付款，甚至提前告知我们账户上是否有足够的钱还款。又如，在需要合并和监控我们所有的投资账户的时候，晨星的“投资组合经理”工具就十分有用。虽然我们不能用它来进行交易，但它能让我们将所有的账户当作一个账户来看，然后用即时组合透视器很快了解资产配置状况、持仓较重的股票，以及增加一个新的基金是否有助于分散风险等。而这些都是不易仅从单个的账户看出的。（金融界论坛） >>>>欢迎进入《理财大家谈》论坛
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